Information vedrørende behandling af personoplysninger

1. Dataansvarlig

Selskaberne i Bygma Gruppen i Danmark (herefter ”Bygma Gruppen”, ”os”, ”vi” eller ”vores”) er fælles dataansvarlige for så vidt angår behandling af personoplysninger om jobansøgere. Det er mellem selskaberne aftalt, at Bygma Gruppen A/S er ansvarlige for at opfylde oplysningspligten, ligesom det er aftalt, at Bygma Gruppen A/S er kontaktpunkt for de registrerede.

Du kan kontakte os via følgende kontaktoplysninger:

Bygma Gruppen A/S
Transformervej 12
2860 Søborg
CVR nr. 22 06 95 19
Mail: persondata@bygma.dk

2. Hvordan behandler vi dine personoplysninger
Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

2.1 Modtagelse og vurdering af din ansøgning
Med henblik på at vurdere dine kvalifikationer som ansøger, herunder vurdere om du skal indkaldes til jobsamtale, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato, samt oplysninger fra ansøgning og CV (herunder oplysninger om uddannelse og erhvervserfaring).

Du bedes venligst undlade at medsende fortrolige eller følsomme personoplysninger, herunder CPR-nummer, information om sygdom og/eller graviditet, race, politisk overbevisning, religion, helbred, seksuel orientering eller medlemskab af fagforening, idet sådanne oplysninger hverken er relevante eller nødvendige for, at vi kan vurdere dine kvalifikationer som ansøger.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med modtagelse af ansøgning og CV er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), idet vi har en legitim interesse i at vurdere, om din baggrund og dine kvalifikationer er et godt match i forhold til en stilling hos os.

Hvis vi har anvendt et rekrutteringsbureau i forbindelse med din rekrutteringsproces, modtager vi ovennævnte personoplysninger om dig fra rekrutteringsbureauet.

2.2 Indhentelse af referencer
Vi kan i forbindelse med vurderingen af din ansøgning indhente reference(r) fra din(e) tidligere og/eller nuværende arbejdsgiver(e). Dette gør vi alene på din foranledning, og hvis du selv har oplyst relevante referencer til os. Hvis vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, gennemfører vi en mundtlig drøftelse med denne/disse, og der noteres ikke noget skriftligt på din ansøgning i den forbindelse. Vi indsamler alene almindelige personoplysninger om dig under samtalen med referencen.

Vi vil i forbindelse med indhentelse af referencerne videregive dit navn til de pågældende referencer.

Retsgrundlaget for behandlingen, herunder videregivelsen, af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), idet vi har en legitim interesse i at vurdere din egnethed i forhold til den konkrete stilling hos os. Vi har i den forbindelse lagt vægt på, at der vil være tale om referencer, som du selv har opgivet.

2.3 Indhentelse af straffeattest
Hvis du er ansøger til en stilling, hvor det er relevant for os at gøre os bekendt med indholdet af din straffeattest, vil vi bede dig om at fremvise denne.

Såfremt straffeattesten ikke indeholder oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse), idet det er i vores legitime interesse at behandle almindelige personoplysninger om dig som led i rekrutteringsprocessen. Der er i den forbindelse lagt vægt på, at en ren straffeattest ikke indeholder særlige kategorier af personoplysninger, og at straffeattester alene indhentes på slutkandidater, hvor det er relevant for den pågældende stilling.

Såfremt straffeattesten indeholder oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Vi opbevarer ikke din straffeattest.

2.4 Oplysninger fra sociale medier
Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde- og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier fx LinkedIn, Facebook eller Instagram. Vi indsamler i den forbindelse almindelige personoplysninger om dig.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier, idet vi har en legitim interesse i at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling, og idet vi lægger vægt på, at der vil være tale om oplysninger, som du selv har offentliggjort på de sociale medier.

2.5 Oplysninger fra personligheds- og færdighedstest
I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører virksomheden en personligheds- og færdighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling. Vi behandler i den forbindelse almindelige personoplysninger om dig i form af oplysning om personlighedstype og resultat af færdighedstest.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a som hjemmel for behandlingen af oplysningerne fra personlighedstesten, idet vi har en legitim interesse i at vurdere din egnethed i forhold til den konkrete stilling hos os.

3. Videregivelse af personoplysninger
Der vil som led i Bygma Gruppens fælles dataansvar ske videregivelse af personoplysninger selskaberne imellem som nævnt i punkt 1. Lovgrundlagene for videregivelserne er som anført ovenfor under de enkelte behandlingsaktiviteter.

4. Overladelse og overførsel af dine personoplysninger
I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer (rekrutteringssystemet) og hosting-løsninger.

Som et led i ansættelsesprocessen kan du blive bedt om at udfylde en personligheds- og færdighedstest. I den forbindelse vil data fra dine tests blive overført til Bygma Gruppens databehandler The Predictive Index LLC (TPI), som ligger i Boston, USA. Overførselsgrundlaget er Standard Contractual Clauses, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c.

I forbindelse med vores brug af Microsoft og Google, kan der i henhold til Microsofts og Googles helt sædvanlige vilkår og i meget begrænset omfang ske overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse for EU-U.S. Data Privacy Framework, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45.

5. Opbevaring og sletning
I dette afsnit kan du finde information om de opbevaringsperioder, der gør sig gældende for behandlingen af dine personoplysninger som nævnt ovenfor.

Dine oplysninger behandles strengt fortroligt og kun af betroede medarbejdere i Bygma Gruppens HR-afdeling samt de medarbejdere, der er en del af ansættelsesprocessen.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i vores personaleadministrationssystem MitHR. Som udgangspunkt vil din personalemappe blive opbevaret i 5 år plus indeværende år efter din fratrædelse, idet der dog henvises til vores Privatlivspolitik til medarbejdere, der vil blive udleveret ved ansættelsesstart.

Hvis du får afslag, vil vi som udgangspunkt slette din ansøgning med dertilhørende bilag senest 6 måneder efter rekrutteringsforløbets afslutning, dog således, at materialet – hvis særlige omstændigheder i rekrutteringsprocessen giver anledning hertil – konkret vil kunne opbevares i op til 3 år med henblik på at give os mulighed for at forsvare os inden forældelsesfristens udløb i tilfælde af, at vi vil blive mødt med et krav.

Resultatet fra din personlighedstest og færdighedstest slettes automatisk efter 90 dage.

Ønsker vi at opbevare din ansøgning med henblik på at kunne tage dig i betragtning til en anden ledig stilling, vil vi indhente dit samtykke hertil. Hvis du giver dit samtykke, vil vi som udgangspunkt opbevare din ansøgning med dertilhørende bilag i op til 6 måneder efter endt rekrutteringsforløb,

6. Retten til indsigt, berigtigelse, sletning, indsigelse og dataportabilitet
Ret til at se oplysninger (indsigt)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Bygma Gruppen behandler om dig.

Ret til at rette oplysninger (berigtigelse)
Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig selv, inden tidspunktet for Bygma Gruppens’ almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Bygma Gruppen A/S’ ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at flytte oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få disse oplysninger fra én dataansvarlig overført til en anden uden hindring.

7. Retten til at trække samtykke tilbage
Du kan til enhver tid tilbagekalde de samtykker, du måtte have givet i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Dette påvirker ikke lovligheden af vores behandling indtil det tidspunkt, du tilbagekalder dit samtykke.

Tilbagekaldelse kan ske ved at sende en mail til persondata@bygma.dk.

8. Mulighed for at klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Bygma Gruppen behandler dine personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

Denne politik er senest revideret i august 2024.

* * *